Poradnik dla spółek - jakie księgi handlowe są potrzebne do prowadzenia działalności?

Zgodnie z polskimi przepisami spółki niezależnie od tego, czy są to spółki cywilne, jawne, partnerskie, komandytowe, czy z o.o., muszą prowadzić określone księgi handlowe. Jaką dokumentację firmową się do nich zalicza? Jak prowadzenie ksiąg handlowych wygląda w praktyce? O tym piszemy w niniejszym artykule.

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)

Jedną z podstawowych form ewidencji finansowej, której prowadzenie jest obowiązkowe dla spółek, jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jest to najprostsza forma ewidencji gospodarczej, która pozwala na kontrolowanie przychodów oraz wydatków firmy. Spółki mają obowiązek prowadzenia KPiR w sposób umożliwiający identyfikację wszystkich transakcji oraz ich klasyfikację według rodzajów przychodów i kosztów. W przypadku ewentualnej kontroli ze strony organów podatkowych czy skarbowych spółka musi być w stanie przedstawić pełną dokumentację dotyczącą swojej działalności gospodarczej.

Księgi rachunkowe

Kolejnym istotnym elementem ksiąg handlowych dla spółek, we Wrocławiu prowadzonych przez Biuro rachunkowe KONTADOR, są księgi, które mają na celu dokładne odzwierciedlenie sytuacji majątkowej spółki. W Polsce takie księgi rachunkowe obejmują m.in. dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, rejestr amortyzacji, a także wzory dokumentów i sprawozdań finansowych.

Ewidencja VAT

Dla spółek podlegających obowiązkowi opodatkowania podatkiem od towarów i usług (VAT), konieczne jest także prowadzenie ewidencji VAT. Dotyczy to zarówno spółek prowadzących sprzedaż na terenie Polski, jak i tych prowadzących działalność gospodarczą za granicą. Ewidencja VAT jest niezbędna do prawidłowego rozliczania podatku oraz kontroli transakcji handlowych. W ewidencji VAT muszą być uwzględnione wszystkie czynności podlegające opodatkowaniu.

Rejestr umów

Ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest także przechowywanie dokumentacji związanej z zawieranymi umowami. Spółki zobowiązane są do prowadzenia rejestru umów, który powinien zawierać wszystkie istotne informacje na temat zawartych umów, takie jak data zawarcia, przedmiot umowy, kwota czy strony umowy. Rejestr umów powinien być prowadzony w sposób uporządkowany oraz dostępny dla organów kontrolnych na żądanie.